Leveranciersportaal: online samenwerken

Het Ballast Nedam leveranciersportaal is sinds maart 2015 beschikbaar. Het is een website waarop u als leverancier van Ballast Nedam snel, veilig en betrouwbaar informatie met ons kunt uitwisselen.

Zo kunt u op het portaal:

  • digitaal uw prestatieverklaringen ophalen, uw factuur indienen en de status van uw ingediende facturen volgen
  • uw bedrijfsgegevens zoals ze bij ons bekend zijn actualiseren
  • uw WKA-documenten (wet Ketenaansprakelijkheid) uploaden
  • projectdocumenten (uw tekeningen e.d. van projecten waarbij u betrokken bent) uitwisselen met het project team van Ballast Nedam

In de komende maanden zal de functionaliteit van het portaal verder worden uitgebreid. Wij vertrouwen er op dat het leveranciersportaal bijdraagt aan een nog betere samenwerking tussen Ballast Nedam en haar leveranciers.

Heeft u vragen over het leveranciersportaal of wilt u zelf ook toegang krijgen tot het portaal, neem gerust contact op met het Centrum Financiële Diensten van Ballast Nedam.

U kunt ons als volgt bereiken:

  • Telefonisch op: 030 -285 3400 (iedere werkdag van 8.30 tot 15.30 uur)
  • Via email: cfd@ballast-nedam.nl. Mail ons uw contact gegevens en uw vraag, en we bellen u binnen twee werkdagen terug.

Direct inloggen

Leveranciers met een gebruikersnaam en wachtwoord kunnen hier direct inloggen.

Inkoop

Ter ondersteuning van de decentrale inkoop zorgt de afdeling Inkoop Algemene contracten (IAC) voor centrale aanpak van de volgende taken.

Beheren van raamcontracten

IAC beheert de landelijke en regionale overeenkomsten die Ballast Nedam centraal heeft afgesloten. Er zijn vooral raamovereenkomsten voor producten en diensten die op vrijwel elk project nodig zijn, gestandaardiseerd ingezet kunnen en worden en administratief belastend zijn. Denk aan afvalverwerking, ijzerwaren en gereedschappen, hout- en plaatmaterialen, bouwmaterialen en dergelijke.

Inkoopondersteuning bieden

IAC ondersteunt businessunits die geen eigen inkoopcapaciteit hebben bij het afsluiten van overeenkomsten. Ook ondersteunt het IAC afdelingen bij vernieuwingen die consequenties hebben voor leveranciers en onderaannemer, zoals bijvoorbeeld het Centrum Financiële Diensten (CFD).

Zorg dragen voor informatie uitwisseling

Omdat inkoop vooral decentraal gebeurt is goede communicatie en kennisdeling essentieel. IAC besteedt veel aandacht aan communicatie, bijvoorbeeld met een inkoop nieuwsbrief, locatiebezoeken en rapportages. Ook zorgt IAC dat de gegevens van leveranciers en onderaannemers correct en compleet zijn weergegeven in onze informatiesystemen.

 Heeft u vragen over de inkoop van raamcontracten of wilt u leverancier worden, kijk dan op de pagina Contact hoe u de afdeling IAC kunt bereiken.

Compliance screening leveranciers en onderaannemers

Veruit de meeste leveranciers en onderaannemers van Ballast Nedam zijn opgenomen in een Centraal Leveranciers Bestand. De leveranciers en onderaannemers die zijn opgenomen in het Centrale Leveranciers Bestand worden periodiek gescreend. Deze screening omvat een onderzoek naar het integriteitsgehalte van onze leveranciers en onderaannemers, op basis van open bronnen. Daarbij wordt gekeken naar alle relevante informatie over de afgelopen vijf jaar, in binnen- en buitenland. De screening wordt uitgevoerd door een externe partij. Naast de reguliere momenten, voorziet het proces ook in de mogelijkheid om tussentijdse screenings uit te voeren.

Om onze medewerkers bewust te maken van de compliance richtlijnen en hen goed in staat te stellen deze richtlijnen te hanteren, hebben we een aantal tools geïmplementeerd. Een daarvan is een tool op ons intranet waarmee uitnodigingen, giften of incidenten laagdrempelig aan het compliance beleid worden getoetst. De regelmatige respons uit deze tool wordt gemonitord en volgens vaste procedures afgehandeld.

Ballast Nedam hanteert een nultolerantiebeleid bij overtredingen van het compliance beleid en de gedragscode. Bij meldingen over mogelijke overtredingen wordt een nauwgezet onderzoek opgestart. Indien overtredingen worden geconstateerd, worden er direct maatregelen genomen. In de inkoopvoorwaarden en -contracten wordt verwezen naar het compliance beleid. Overtreding van dit beleid wordt beschouwd als niet-naleving van contractuele verplichtingen.

Met deze verdere aanscherping van het compliance beleid, geeft Ballast Nedam invulling aan de wil om een integer bedrijf te zijn. Die manier van werken verlangen we niet alleen van onze medewerkers, maar ook van onze leveranciers en onderaannemers.

Digitaal factureren

Eén van de gebieden waarop Ballast Nedam de samenwerking met leveranciers verder wil optimaliseren is het inkoop oftewel ‘purchase to pay’ (P2P) proces. Een onderdeel van P2P is het ontvangen en verwerken van inkoopfacturen. Deze factuurafhandeling willen we verder optimaliseren door alle inkoopfacturen elektronisch te ontvangen en verwerken.

Met elektronisch factureren levert u als leverancier uw factuurgegevens in een vast XML-formaat, aan ons aan, samen met een PDF-bestand van de factuur en eventuele bijlagen. Het XML data-bestand wordt rechtstreeks ingelezen in het financiële systeem van Ballast Nedam, met alle voordelen van dien.

We gaan daarbij uit van de S@les in de Bouw-standaard. Meer informatie hierover vindt u op www.salesindebouw.nl. U kunt met uw vragen ook terecht bij het Centrum Financiële Diensten van Ballast Nedam. We bespreken graag de mogelijkheden om met u samen te werken om ook uw facturen in XML-formaat te kunnen ontvangen.

 Als u nog geen elektronische XML-factuur kunt indienen, dan kunt u facturen digitaal aanbieden door ze te mailen. Iedere Ballast Nedam Entiteit heeft daarvoor een e-mailadres, te herkennen aan de eigen code in het adres (invoice-…-..@ballast-nedam.nl). In de Bedrijvenlijst voor Facturatie vindt u een compleet overzicht van Ballast Nedam bedrijven en e-mailadressen.

Gerelateerde documenten

Document Download
Algemene Inkoop en Onderaannemingsvoorwaarden Ballast Nedam PDF
Bedrijvenlijst voor Ballast Nedam tbv facturatie PDF
Factuurvoorwaarden Ballast Nedam PDF
Gedragscode voor Onderaannemers en Leveranciers Ballast Nedam PDF